Эта программа для тех, кто хочет создать образ «законопослушной, открытой и прозрачной» компании, избежать излишних проверок, и надолго сохранить и приумножить свой бизнес.

В жилищном Кодексе Российской федерации приведены общие требования к содержанию Договора управления. Но нет прямых ссылок на методики и нет указаний по форме и содержанию отчетов перед собственниками.

___________________________________________________________________________

Часть 3 статьи 162 Жилищного Кодекса РФ.
3. В договоре управления многоквартирным домом должны быть указаны:

1) состав общего имущества многоквартирного дома, в отношении которого будет осуществляться управление, и адрес такого дома;

2) перечень услуг и работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, порядок (методика) изменения такого перечня, а также перечень коммунальных услуг, которые предоставляет управляющая организация;

3) порядок (методика) определения цены договора, размера платы за содержание и ремонт жилого помещения и размера платы за коммунальные услуги, а также порядок внесения такой платы;

4) порядок (методика) осуществления контроля за выполнением управляющей организацией ее обязательств по договору управления.

___________________________________________________________________________

Поэтому в Договора управления чаще всего включаются «обтекаемые» формулировки, которые позволяют:

С одной стороны, Управляющим компаниям и ТСЖ  -  применять любые методики расчета, учета и отчетности.

С другой стороны, контролирующим органам (жителям, ОМС, прокуратуре, судам…)  -  предъявлять любые требования.

В результате заинтересованные стороны вынуждены разговаривать «на разных языках». Отсюда конфликты, жалобы и обращения в контролирующие органы.

Для устранения этого противоречия мы включили в программу действующие Инструкции, Рекомендации, Методики, Нормативы… Связали их между собой единым сквозным алгоритмом расчета и получили инструмент, который одновременно является и методикой, и инструментом управления, и механизмом контроля.

При этом программа не устанавливает «правила общения». Для этого в расчетные блоки включены механизмы регулировки, с помощью которых участники процесса управления МКД (жители, подрядчики, УК, ОМС) могут выбирать свою линию поведения и решать свои задачи.

Программа – это информационное пространство, на котором люди могут РАЗГОВАРИВАТЬ на одном профессиональном языке и ДОГОВАРИВАТЬСЯ.

Программа эффективно работает:
В ТСЖ и УК, в управлении которых находится всего несколько домов;
В крупных УК, в состав которых входит несколько структурных подразделений и (или) подрядных предприятий;
В холдингах, в состав которых входит несколько УК.

Не зависимо от структуры УК программа устанавливается в подрядных предприятиях (структурных подразделениях) на рабочие места диспетчера, мастера, техника, кладовщика, экономиста и руководителя подразделения (начальника участка или директора) и в сети управляющей компании.
В зависимости от обслуживаемой площади все рабочие места могут быть объединены на одном компьютере и все функции в Программе могут выполняться одним квалифицированным специалистом.

Диспетчер.

• Регистрирует в электронных Журналах все «Задачи» (заявки населения, плановые работы, жалобы, платные услуги...)
• При совместной работе с программой РКЦ по «квартирным» заявкам контролирует отсутствие задолженности по квартплате;
• Контролирует сроки исполнения работ (формирует выборки «текущих» и «перспективных» работ);

Примечание: Программа не может ничего забыть. Поэтому любая «Задача», зарегистрированная в программе, находится на постоянном контроле до тех пор, пока не будет выполнена (закрыта).

• Распределяет работы между исполнителями;
• Дважды в день распечатывает и вручает исполнителям персональные Наряд- заказы:
• Вводит в программу результаты исполнения работ (что сделано по данной заявке, какие материалы и в каком количестве были израсходованы);
• По результатам технических осмотров вводит в программу «Перспективные» (срок исполнения не наступил) или «Предварительные» работы (без указания срока исполнения);
• По заявкам собственников помещений выводит на печать Отчет о работах, выполненных предприятием на данном объекте за любой период времени (день, месяц, год…).

Мастер.

• Для каждой выполненной работы составляет ресурсную смету (по базе данных типовых нормативных операций выбирает фактически использованные и вводит объемы выполненных работ).

Примечание: В базу данных программы ДС ЖКХ заложено более 5 тысяч типовых нормативных технологических операций для разных видов работ. По предложения пользователей эта база постоянно расширяется. Для каждой типовой операции приведены нормативы в натуральных единицах измерения:- нормативные разряды работ, трудозатраты в норма/часах, перечень нормативных материалов и нормы расхода каждого материала. По нормативам каждой типовой операции, действующим тарифным ставкам и фактическим ценам на использованные материалы в ресурсной смете рассчитываются:
- нормативные трудозатраты на исполнение работ;
- затраты на оплату труда (это обеспечивает возможность внедрения на предприятии сдельной или сдельно-премиальной оплаты труда);
- нормативный расход материалов;
- затраты на фактически использованные материалы;
- затраты на оплату машин и механизмов;
- затраты на переходы персонала к месту выполнения работ.

• По итогам отчетного периода (месяц, квартал, год) по данным бухгалтерского учета (по форме 6Ж) вводит в программу прочие прямые затраты для каждой группы работ (конструктивные элементы, внутридомовое оборудование, санитарное содержание...) и цеховые расходы. Распределение прочих прямых затрат и цеховых расходов по каждому дому выполняется автоматически пропорционально сумме прямых затрата или заработной плате основного персонала.

Техник.
Ведет учет объемов выполненных работ и затрат по санитарному содержанию домовладений и вывозу бытовых отходов.
Для расчета фактических затрат на санитарное содержание по каждому подъезду многоквартирного дома технику достаточно:

• Ввести в программу факт выполнения работ при заданной периодичности (должны убирать 4 раза в месяц, а фактически убирали только 3 раза).

Примечание: По паспортным данным жилищного фонда (убираемые площади, количество и параметры лифтов и мусоропроводов…) в программе рассчитывается трудоемкость выполнения работ. Затраты на санитарное содержание каждого подъезда многоквартирного дома рассчитываются автоматически по действующим тарифным ставкам и фактическим трудозатратам.

Для учета затрат на вывоз бытовых отходов в программе предварительно заполняются журналы вывоза ТБО жителей, ТБО арендаторов и вывоза крупногабаритного мусора.
Для расчета фактических затрат на вывоз бытовых отходов достаточно ввести фактические объемы (если они отличаются от плановых) и уточнить стоимость вывоза 1м3 ТБО на текущий месяц.

Кладовщик (или несколько подотчетных лиц):

• Регистрирует «приход» материалов на склад;
• Контролирует складские остатки;
• Списывает материалы со складского учета, при этом,

- основные (нормативные) материалы списываются по ресурсным сметам на конкретный адрес (на дом или на квартиру);
- прочие материалы, инвентарь и инструмент, спецодежда, ГСМ – списываются по Актам или на группы работ (конструктивные элементы, внутридомовое оборудование, санитарное содержание...) или на цеховые расходы.

• По итогам отчетного периода выводит на печать стандартные формы для бухгалтерского учета – Материальные отчеты, Материальные ведомости…

Руководитель подразделения.

• Получает точную оперативную информацию о ходе исполнения работ по всем объектам и журналам в режиме реального времени (кто, когда, чего и сколько сделал…);
• Контролирует исполнение сметы доходов и расходов (бюджетов) по каждому дому, по каждой группе работ и по предприятию в целом (сколько денег освоено на текущую дату и сколько осталось до конца месяца);
• При начислении премий и доплат анализирует персональную загрузку персонала (кто и сколько норма/часов закрыл по Наряд- заказам).

После закрытия очередного отчетного периода все подрядчики формируют и передают в управляющую компанию Акты выполненных работ, Счета-фактуры и электронные базы данных.
В управляющей компании базы данных, полученные от всех постоянных подрядчиков, загружаются в сеть УК и в программу вносятся объемы работ, выполненных привлеченными подрядчиками и закрытыми по Ф-2. Таким образом формируется Сводная база данных о затратах и работах, выполненных всеми подрядчиками на каждом доме.
Количество постоянных и привлеченных подрядчиков на ограничено.

Все промежуточные и конечные Документы формируются на основе первичных баз данных сформированных на рабочих местах пользователей. Эта информация защищена от изменений на последующих этапах документооборота.

Схема документооборота подрядчиков

Схема документооборота Управляющей компании

Состав общего имущества многоквартирного дома формируется автоматически по исходным данным, внесенным в справочник Здания и сооружения. Объем и содержание Справочника и Приложения определяется Заказчиком.

В состоянии поставки в программу включен базовый (максимальный) перечень работ и услуг, которые могут выполняться в соответствии с требованиями и рекомендациями действующих нормативных документов. Каждая услуга и работа базового перечня работ связана с базой данных характеристик жилого фонда.

Базовый перечень работ и услуг для конкретного дома формируется автоматически с учетом характеристик и срока эксплуатации дома. Например. Если в доме нет системы ГВС, то все работы, связанные с содержанием и ремонтом системы ГВС автоматически исключаются.

Кроме того, в программе сформирована уникальная база данных статистической вероятности выполнения непредвиденных (аварийных) работ на единицу расчетного параметра в зависимости от срока эксплуатации дома (прогноз отказов элементов сетей (краны, трубы, задвижки…) и конструктивных элементов (кровли, фундаменты…) в зависимости от срока эксплуатации дома). При наложении этой базы на характеристики реального жилищного фонда (дом, УК, город) автоматически формируется перечень и объемы непредвиденных работ.

Порядок изменения перечня услуг и работ.
Для периодически выполняемых работ (осмотры, уборка лестничных клеток…) достаточно изменить нормативную периодичность или одновременно для всех домов, или индивидуально для каждого дома.

Перечень и объемы работ по текущему плановому и капитальному ремонту вводится в программу индивидуально для каждого дома.

В процессе расчета и согласования с собственниками размера платы за ремонт и содержание перечень работ и услуг может изменяться.

Программа Расчеты цены договора управления, размера платы за содержание и ремонт жилого помещения  и цены договоров подряда выполняются по сформированному перечню услуг и работ для каждого многоквартирного дома.

При этом для расчета затрат на исполнение работ могут применяться следующие варианты цен по видам работ (расценок).

1. Расценки, фактически сложившиеся в прошлом периоде на Вашем предприятии. Эта база данных автоматически формируется в программе и позволяет получить максимально точный результат расчетов.
2. Средние расценки, сложившиеся у других пользователей программы. Эта уникальная база данных предоставляется разработчиком и применяется при недостатке статистической информации (малое предприятие, или срок эксплуатации программы менее 1 года).
3. Расценки, полученные из иных источников. Например, из сметных программ.

Примечание: При применении это варианта необходимо учесть, что официальных расценок на работы по содержанию жилищного фонда не существует. А применение «строительных» расценок может вызвать обоснованные вопросы у партнеров по договору.

После ввода в программу цен по видам работ (расценок) и условно-постоянных затрат все дальнейшие расчеты и формирование Приложений к Договорам управления и к Договорам подряда выполняются автоматически.

В зависимости от условий Договора управления в программе может выполняться «прямой» или «обратный» расчет платы за содержание и ремонт жилого помещения.

При «прямом» расчете управляющая компания формирует исходный перечень услуг и работ по содержанию и ремонту, рассчитывает размер платы и результаты расчета согласовывает с Заказчиками – жителями и (или) ОМС. При необходимости перерасчет платы (перерасчет тарифов) может выполняться в режиме рабочего диалога с заказчиками. Меняем перечень, периодичность или объемы работ - анализируем результат – принимаем решение.

При «обратном» расчете размер платы устанавливает ОМС, а в управляющей компании под установленную плату «подгоняются» объемы работ.

Для исполнения Договора управления Исполнитель (управляющая компания) обязуется выполнить согласованный перечень работ по объявленной цене (часть 3 статьи 162 ЖК РФ) и отчитаться перед Заказчиками (жителями и ОМС) в соответствии с требованиями части 11 статьи 162 ЖК РФ. А для того, чтобы составить Отчет, нужно вести учет всех выполненных работ и затрат. Учет работ и затрат можно вести вручную, «на бумажных носителях», или в электронном виде, в программе.

В программном комплексе ДС ЖКХ механизм учета и отчетности реализован следующим образом:

1. После согласования с Заказчиками перечня работ и размера платы за ремонт и содержание [смотреть образец отчета ] в программе автоматически формируются Приложения к Договорам подряда для каждого подрядчика в соответствии с закрепленным жилым фондом и закрепленными функциями (набором услуг) [смотреть образец отчета ].
В Договорах подряда может указываться:
Форма учета выполненных работ – в электронном виде в программе ДС ЖКХ;
Методика расчета цены работ и подтверждения затрат по Договору подряда:*
Для работ по содержанию и непредвиденному (заявочному ремонту) – ресурсная смета в программе ДС ЖКХ;
Для текущего и капитального ремонта – сметный расчет по Ф-2.
Параметры ресурсной сметы:*
Ресурсные нормативы в программе ДС ЖКХ **
Тарифные сетки, часовые тарифные ставки и начисления;
Учетные (фактические) цены на материалы.
Параметры условно постоянных затрат.
Периодичность и форма предоставления отчетной информации о выполненных работах и понесенных затратах – передача электронных баз данных в формате ДС ЖКХ по итогам каждого отчетного периода.

2. Базы данных от всех подрядчиков загружаются в сеть управляющей компании. В УК в программу вводятся работы, выполненные сторонними (привлеченными подрядчиками), вводятся условно постоянные затраты УК и формируeтся сводная база данных по каждому дому [см. схему документооборота УК]. При этом число постоянных (специализированных) и привлеченных подрядчиков, выполняющих работы на одном доме, не лимитируется.

3. По сводной базе данных автоматически формируются Отчеты о выполнении договора управления [смотреть образец отчета ] и иные сводные Отчеты или Справки, выполненные  по запросу заинтересованной стороны (жителей, проверяющих органов…).***
Если информация в сводной справке вызывает недоверие, то любая строка может последовательно раскрываться до следующих уровней вплоть до первоисточника, где приведена вся доказательная база и даются исчерпывающие ответы на вопросы: - Кто? Когда? Чего? и Сколько сделал? По каким нормативам и ценам списал?
Как правило, конечная информация вызывает уважение проверяющих органов и снимает любые подозрения. На этом проверка обычно заканчивается. Такие документы предоставляются в арбитражный и народный суды и служат доказательной базой выполнения работ по содержанию и ремонту домов.

Отчеты и иные приложения к договорам управления могут размещаться на сайте управляющей компании (принцип «Единого окна»).

Примечания:
*  Заказчик (управляющая компания) ничего не навязывает, а просто устанавливает правила расчета и обоснования цены работ и услуг. При этом подрядчик может применять иные формы начисления заработной платы, иные параметры условно постоянных затрат и вести свою независимую экономическую политику.
**  Это уникальная база данных. К действующим ГЭСНр по предложениям пользователей постоянно добавляются «местные нормы» на новые технологии и новые материалы;
***   Сегодня работа любого продавца без компьютера или без кассового аппарата вызывает подозрения и недоверие к продавцу. И если продавец (УК или подрядчик) сразу не может предоставить даже перечень проданных товаров (какие работы выполнялись на доме?), то реакция покупателя будет очевидной и однозначной. А программа ДС ЖКХ полностью устраняет эту проблему.

Для исполнения Органами местного самоуправления требований части 2 статьи 165 ЖК РФ  информация от управляющих компаний в электронном виде может передаваться в управление (департамент) городского хозяйства. Форма и содержание (детализация) передаваемой информации определяются соглашением между УК и ОМС (собственником муниципального жилищного фонда).

В программе ДС ЖКХ заложено насколько вариантов реализации требований Постановления Правительства РФ от 23.09.2010 N 731.

1. Формирование и вывод на печать документов по следующим пунктам постановления:

8. д). Перечень многоквартирных домов, находящихся в управлении управляющей организации на основе договора управления, с указанием адресов этих домов и общей площади помещений в них;

8. е) Перечень многоквартирных домов, в отношении которых договоры управления были расторгнуты в предыдущем календарном году, с указанием адресов этих домов и оснований расторжения договоров управления;

10. а). Услуги, оказываемые управляющей организацией в отношении общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме, из числа услуг, указанных в Правилах содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 2006 г. N 491;

11. б). Сведения о выполнении обязательств по договорам управления в отношении каждого многоквартирного дома, которые должны содержать: план работ на срок не менее 1 года по содержанию и ремонту общего имущества многоквартирного дома, мер по снижению расходов на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) управляющей организацией, с указанием периодичности и сроков осуществления таких работ (услуг), а также сведения об их выполнении (оказании) и о причинах отклонения от плана;

13. а) Описание содержания каждой работы (услуги), периодичность выполнения работы (оказания услуги), результат выполнения работы (оказания услуги), гарантийный срок (в случае, если гарантия качества работ предусмотрена федеральным законом, иным нормативным правовым актом Российской Федерации или предлагается управляющей организацией), указание конструктивных особенностей, степени физического износа и технического состояния общего имущества многоквартирного дома, определяющие выбор конкретных работ (услуг);

13 б) Стоимость каждой работы (услуги) в расчете на единицу измерения (на 1 кв. метр общей площади помещений в многоквартирном доме, на 1 пог. метр соответствующих инженерных сетей, на 1 кв. метр площади отдельных объектов, относящихся к общему имуществу многоквартирного дома, на 1 прибор учета соответствующего коммунального ресурса и др.).

По этому варианту пользователь выбирает в программе нужный типовой отчет, задает параметры выборки и выводит на печать нужное количество экземпляров.

2. Формирование электронных документов по п.п. 8.д), 8.е), 10.а), 11.б), 13.а) 13.б) Постановления для последующего размещения на сайте управляющей организации (для тех, у кого уже есть свой сайт).

По этому варианту пользователь также выбирает в программе нужный типовой отчет, задает параметры выборки, формирует файл в нужном формате и загружает его на свой сайт.

3. Автоматическое формирование и размещение информации на типовом сайте ДС ЖКХ в полном объеме Постановления (для тех, у кого пока нет своего сайта).

По этому варианту пользователь устанавливает типовой сайт ДС ЖКХ. На этот сайт загружается все необходимая информация. Отчеты формируются автоматически для каждого дома.

Типовая структура расходов Управляющей организации

Основную долю расходов составляют прямые затраты (заработная плата рабочих +материалы) и эти затраты максимально жестко контролируются в программе.

На каждую выполненную работу составляется ресурсная смета по нормативам ГОССТРОя. Ведется персональный учет работ и трудозатрат по закрытым Наряд-заказам. Рассчитывается загрузка и сдельная составляющая заработной платы основных рабочих. Затраты на материалы рассчитываются по нормативам, по факту списания со склада и по фактическим ценам.

Прочие прямые и цеховые расходы подрядчиков (ФЗП управления, коммунальные,  связь, транспорт…). Эти затраты могут вводиться в программу:
-ИЛИ по данным бухгалтерского учета (фактические значения).
-ИЛИ по «директивным %», например, накладные не более 30% от прямых затрат. В этом случае для всех подрядчиков устанавливаются единые правила расчета цены продаваемых услуг (работ). Доля прочих прямых и цеховых определяется по согласованию с управляющей компанией.
Распределение затрат по домам выполняется автоматически.
Работы подрядчиков по Ф-2.  Обычно это ремонтные работы, рассчитанные в сметных программах.  Доля работ и затрат, рассчитанных по Ф-2,  определяется по согласованию с управляющей компанией.
Затраты на управление. Значительную долю затрат подрядчиков и управляющей компании составляет «аналитика» - расчеты и формирование различных Отчетов и Документов на бумажных носителях.

В программе Отчеты и Документы на всех уровнях управления рассчитываются и формируются автоматически по заданным и параметрам выборки.

Эффективность контроля. Проверить достоверность информации в документах на бумажных носителях (например, в Актах выполненных работ) весьма затруднительно. А в программе заложены следующие принципы формирования отчетных документов:

• Единая для всех подрядчиков методика и одинаковые параметры расчета цен (затрат) на исполнение работ и услуг (нормативы, тарифные сетки, % накладных…).
• Контроль сверхнормативных расходов (в Отчетах сверхнормативные затраты выделяется «красной строкой»).
• Сквозной электронный документооборот с разграничением права доступа к корректировке информации.

Поэтому возможность «творческой переработки» информации в отчетных документах без согласования с руководством управляющей компании весьма ограничена.
Создание условий для внутрифирменной конкуренции. Для перераспределения объемов работ (домов или услуг) и денег между подрядчиками Вам потребуется несколько минут.
Заключение. Программа разработана в 2004г. в качестве инструмента для эффективного управления многоквартирными домами. За годы эксплуатации в Программу включен многолетний практический опыт работы лучших управленцев, экономистов, производственников и мастеров предприятий ЖКХ.

Экономическая целесообразность применения Программы подтверждается фактом продления договоров. Только за период с 01.01.10. продлили договора на сопровождение Программы 28 управляющих компаний (срок эксплуатации от 2 до 5 лет).

Для перераспределения объемов работ (домов или услуг) и денег между подрядчиками Вам потребуется несколько минут.